Maandagochtend, kwart voor zeven. De eerste monteur staat op de bouwplaats. Klokt hij in met een briefje dat later kwijtraakt? Appt hij de starttijd naar de uitvoerder, die het weer moet overtypen? Of is dat allang automatisch geregeld, zonder dat iemand er nog over na hoeft te denken?
Steeds meer bedrijven kiezen voor een digitaal inkloksysteem. In dit artikel zetten we de drie manieren van inklokken naast elkaar: via de app, via een QR-schermpje op locatie, of via de aanmeldzuil bij de entree. Zodat je kunt kiezen wat echt bij jouw bedrijf en locatie past.
Wat is een inkloksysteem eigenlijk?
Een inkloksysteem registreert automatisch wanneer een medewerker begint en stopt met werken: wie er is, waar en hoe laat. Geen papieren urenbriefjes meer, geen appjes die zoekraken, en geen discussie achteraf over gewerkte uren. De geregistreerde tijd stroomt vervolgens automatisch door naar de salarisadministratie.
Het verschil zit in hóe medewerkers in- en uitklokken. Daarin zijn drie opties.
1. Inklokken via de app, zonder hardware
Medewerkers klokken in en uit met hun eigen telefoon, in dezelfde app die ze al gebruiken voor rooster, verlof en communicatie. Geen extra apparaat nodig, geen aanschafkosten of installatie.
Dit werkt overal: fabriek, horeca, bouwplaats of kantoor, en op wisselende werkplekken zoals bij thuiszorg of onderhoudsploegen. Alles staat meteen op één plek naast rooster en verlof.
Minder geschikt wanneer niet elke medewerker de eigen telefoon daarvoor wil gebruiken, of wanneer er op locatie één vast punt nodig is waar iedereen inklokt.
2. Inklokken via het QR-schermpje op locatie
Dit is een los, compact kastje dat je ophangt op locatie: bij de ingang van een werkplaats, in de kantine, op de bouwplaats. Op het scherm staat een QR-code die automatisch steeds ververst. Medewerkers scannen deze met hun eigen personeelsapp om in of uit te checken.
Omdat de code steeds verandert, kan een gefotografeerde of doorgestuurde code niet worden misbruikt om voor een collega in te klokken.
Dit kastje is overal op te hangen, en dus geschikt voor uiteenlopende locaties: fabriek, horeca, bouwplaats, magazijn. Snel te installeren en zonder ingewikkelde techniek. Bekijk de QR-oplossing voor inklokken voor meer details en screenshots.
Minder geschikt wanneer je ook bezoekers wilt registreren: het scherm werkt alleen met de personeelsapp, dus niet voor gasten zonder account.
3. Inklokken via de aanmeldzuil
De aanmeldzuil is typisch voor de entree van een kantoor. Hij is er zowel voor personeel als voor gasten, met twee manieren om in te checken: met een tag, of door je naam op te zoeken op het scherm.
Omdat de zuil zowel medewerkers als bezoekers registreert, houd je in één overzicht bij wie er op dat moment in het pand is. Dat is niet alleen handig voor de urenregistratie, maar ook voor de BHV: bij een ontruiming weet je meteen wie er aanwezig zijn, inclusief gasten. Lees meer hierover in BHV en aanwezigheidsregistratie.
Minder geschikt wanneer medewerkers op sterk wisselende, verspreide locaties werken zonder vaste entree. Dan zijn de app of het QR-schermpje praktischer.
Alle hardware wordt kant-en-klaar geleverd en is direct gekoppeld aan de app, dus er is geen aparte administratie nodig.
Wat kost een inkloksysteem?
De inklok-module in de app kost €2,50 per medewerker per maand. Het QR-schermpje en de aanmeldzuil zijn maatwerk per locatie en de prijs is op aanvraag, afhankelijk van het aantal stuks en de situatie. Je kunt gewoon starten met de app, zonder hardware, en later uitbreiden wanneer dat nodig blijkt.
Welke methode past bij welke locatie?
- Bouwplaats: het QR-schermpje in de bouwkeet, of gewoon de app op de telefoon. Geen urenbriefjes meer.
- Horeca: medewerkers klokken in bij aanvang van hun dienst via de app of het QR-schermpje, automatisch gekoppeld aan de planning.
- Zorg: thuiszorgmedewerkers klokken in bij de cliënt via de app, tijd en locatie worden automatisch vastgelegd.
- Transport: chauffeurs klokken in via de app, altijd inzicht in wie er rijdt en wie beschikbaar is.
- Fabriek of magazijn: ploegendiensten registreren via het QR-schermpje bij de ingang, altijd duidelijk wie er op de vloer is.
- Kantoor: de aanmeldzuil bij de entree registreert in één keer zowel personeel als bezoekers, met tag of naam opzoeken.
Veel bedrijven combineren methoden: de app als basis, met een QR-schermpje of aanmeldzuil op de locaties waar dat handiger is.
Veelgestelde vragen
Moet ik voor alle medewerkers dezelfde methode gebruiken? Nee. Je kunt de app, het QR-schermpje en de aanmeldzuil naast elkaar gebruiken, per locatie of per team.
Kan er gefraudeerd worden met de QR-code? De QR-code op het schermpje ververst zichzelf automatisch, dus een gefotografeerde code werkt niet meer voor een volgende keer inklokken.
Registreert de aanmeldzuil ook bezoekers? Ja. De aanmeldzuil is er zowel voor personeel als voor gasten, zodat je altijd weet wie er in het pand is, ook relevant voor de BHV.
Wat gebeurt er met de geregistreerde uren? Die worden automatisch doorgestuurd naar de salarisadministratie, zonder dat er nog iets handmatig hoeft te worden overgetypt.
Benieuwd welke combinatie het beste bij jouw team past? Plan een gesprek of probeer de app gratis tot 5 medewerkers.