Algemene voorwaarden — DePersoneelsapp (SaaS)

Artikel 1 — Definities

• Kanhetslimmer: Kanhetslimmer B.V., KVK 96427094.
• Klant: de onderneming of zelfstandige die een overeenkomst aangaat met Kanhetslimmer.
• Platform: DePersoneelsapp, het SaaS-platform inclusief web, mobiele app en beheersysteem.
• Pakket: de door de Klant gekozen abonnementsvorm (Gratis, Team of Organisatie), zoals gepubliceerd op de Website.
• Medewerkers: gebruikers die door de Klant worden toegevoegd aan het platform.
• Overeenkomst: de keuze voor een pakket via de Website, een offerte en/of opdrachtbevestiging, inclusief deze voorwaarden.
• Website: depersoneelsapp.nl, waar actuele pakket- en prijsinformatie wordt gepubliceerd.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en leveringen van Kanhetslimmer. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 3 — Totstandkoming overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand door:

• zelfstandige registratie en activering van een account op de Website (Gratis en Team);
• schriftelijke of digitale aanvaarding van een offerte van Kanhetslimmer (Organisatie en maatwerk); of
• feitelijke ingebruikname van het platform.

Artikel 4 — Dienstverlening

Kanhetslimmer levert toegang tot het platform op SaaS-basis. De inhoud van de dienst is afhankelijk van het gekozen pakket en de geactiveerde modules, zoals beschreven op de Website. De dienst omvat in elk geval:

• toegang tot de overeengekomen modules;
• hosting, onderhoud en updates van het platform;
• ondersteuning conform het serviceniveau behorend bij het gekozen pakket.

Kanhetslimmer heeft het recht de dienstverlening of functionaliteiten te wijzigen, mits de kernfunctionaliteit niet wezenlijk verslechtert.

Artikel 5 — Pakketstructuur, setup en onboarding

De beschikbare pakketten zijn Gratis, Team en Organisatie. De actuele inhoud, limieten en prijzen van elk pakket staan gepubliceerd op de Website. Deze voorwaarden hoeven niet te worden aangepast bij wijziging van die informatie.

• Gratis: kosteloos tot het op de Website vermelde maximum aantal medewerkers. Geen eenmalige setup fee. Basismodules zijn inbegrepen; extra modules zijn optioneel.
• Team: self-service via de Website. Geen eenmalige setup fee. Vast maandbedrag voor een op de Website vermeld maximum aantal medewerkers, met een toeslag per extra medewerker conform de Website.
• Organisatie: inclusief eigen white-label app in de App Store en Google Play. De eenmalige setup fee en het maandbedrag staan op de Website of in de offerte. De Klant levert tijdig de benodigde huisstijlmaterialen aan (logo, kleuren, bedrijfsgegevens). Activering geschiedt na offerte en onboarding.
• Maatwerk: aanvullende koppelingen, eigen backend of specifieke wensen buiten het standaardaanbod worden vastgelegd in een afzonderlijke offerte of opdrachtbevestiging, met eventuele SLA-afspraken en specifieke verwerkersafspraken.

Kanhetslimmer kan de pakketinhoud en de daarbijbehorende limieten aanpassen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren op de Website gepubliceerd en per e-mail aan bestaande Klanten meegedeeld.

Artikel 6 — Abonnement en prijzen

De maandelijkse abonnementsprijs is afhankelijk van het gekozen pakket en het aantal medewerkers, modules en eventuele locaties, conform de op de Website gepubliceerde tarieven of — voor Organisatie en maatwerk — de offerte.

Kanhetslimmer behoudt het recht tarieven te wijzigen. Voor wijzigingen die bestaande Klanten raken, geldt een kennisgevingstermijn van minimaal 30 dagen. Na de kennisgeving heeft de Klant het recht de overeenkomst te beëindigen per de datum waarop de nieuwe tarieven ingaan, zonder verdere opzegtermijn.

Prijzen zijn exclusief btw. Alle actuele tarieven staan op de Website. Deze voorwaarden bevatten geen vaste tarieven; publicatie op de Website geldt als de geldende prijslijst.

Artikel 7 — Betaling

• Gratis en Team: betaling geschiedt via automatische incasso of een door Kanhetslimmer ondersteunde betaalmethode, voorafgaand aan of bij aanvang van de betaalperiode.
• Organisatie en maatwerk: facturen dienen te worden voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.

Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd. Kanhetslimmer heeft het recht bij niet-betaling de toegang tot het platform op te schorten.

Artikel 8 — Looptijd en opzegging

• Gratis: kosteloos en zonder opzegtermijn te beëindigen.
• Team: maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij de offerte een andere termijn vermeldt.
• Organisatie: maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij de offerte een andere termijn vermeldt.
• Maatwerk: de looptijd en opzegtermijn worden vastgelegd in de offerte of opdrachtbevestiging.

Opzegging dient schriftelijk of per e-mail te geschieden. Bij opzegging eindigt de toegang aan het einde van de lopende betaaltermijn.

Artikel 9 — Intellectueel eigendom

Alle rechten op het platform, de broncode, de software en de door Kanhetslimmer ontwikkelde functionaliteiten berusten bij Kanhetslimmer. De Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Content die de Klant of haar medewerkers invoeren in het platform blijft eigendom van de Klant.

Artikel 10 — Verwerking persoonsgegevens

Voor zover Kanhetslimmer bij de uitvoering van de dienst persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, treedt Kanhetslimmer op als verwerker. Partijen sluiten hiervoor een verwerkersovereenkomst. De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking binnen haar organisatie.

Artikel 10a — AI-gebruik en facturatie

Het platform bevat AI-functionaliteiten, waaronder de AI-zoekfunctie in de kennisbank, AI-analyse van gespreksopnamen en overige AI-gestuurde modules. AI-gebruik wordt standaard afzonderlijk gefactureerd op basis van werkelijk verbruik, tenzij in het gekozen pakket of de offerte een vast maandelijks AI-tegoed is opgenomen.

Niet-gebruikt tegoed vervalt aan het einde van de kalendermaand en wordt niet overgedragen. Gebruik boven het tegoed wordt aanvullend gefactureerd.

Kanhetslimmer informeert de Klant over opvallende afwijkingen in het AI-verbruik. Aanvullende kosten worden nooit met terugwerkende kracht in rekening gebracht zonder voorafgaande kennisgeving.

AI-tarieven kunnen worden aangepast als gevolg van gewijzigde inkoopkosten bij derde aanbieders. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk of per e-mail gecommuniceerd. Actuele AI-tarieven staan op de Website; aanpassing van tarieven vereist geen herziening van deze voorwaarden.

Artikel 11 — Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Kanhetslimmer is beperkt tot het bedrag dat in de betreffende maand door de Klant is betaald, met een maximum van €5.000 per gebeurtenis. Voor Organisatie- en maatwerkoffertes kan in de offerte een afwijkende aansprakelijkheidsgrens worden overeengekomen.

Kanhetslimmer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of dataverlies. Kanhetslimmer is niet aansprakelijk voor storingen die buiten haar invloedssfeer liggen (o.a. Apple App Store, Google Play, derde-partijkoppelingen).

Artikel 12 — Beschikbaarheid (SLA)

Kanhetslimmer streeft naar een beschikbaarheid van minimaal 99% per maand, gemeten buiten geplande onderhoudsmomenten. Gepland onderhoud wordt minimaal 24 uur van tevoren aangekondigd. Voor Organisatie- en maatwerkoffertes kunnen aanvullende SLA-afspraken worden overeengekomen in de offerte.

Artikel 13 — Overmacht

Kanhetslimmer is niet gehouden tot nakoming van verplichtingen indien dit het gevolg is van overmacht, waaronder storingen bij hostingproviders, stroomstoringen, cyberaanvallen of overheidsmaatregelen.

Artikel 14 — Geheimhouding

Partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen.

Artikel 15 — Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden in eerste instantie in goed overleg opgelost. Indien dit niet lukt, worden zij voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Artikel 16 — Wijzigingen voorwaarden

Kanhetslimmer behoudt het recht deze voorwaarden te wijzigen met een kennisgeving van minimaal 30 dagen. Bij voortgezet gebruik na de wijzigingsdatum gelden de nieuwe voorwaarden.

Tarieven en pakketinhoud zijn geen onderdeel van deze voorwaarden maar worden gepubliceerd op de Website. Wijzigingen daarvan vallen onder de kennisgevingsplicht in Artikel 6, niet onder dit artikel.