Het brandalarm gaat. Iedereen verzamelt buiten bij het verzamelpunt. De BHV'er heeft een klembord met een uitdraai van gisteren.
Er staan namen op van mensen die vandaag vrij zijn. Er staan geen namen op van de twee bezoekers die een uur geleden zijn binnengekomen. En niemand weet zeker of de monteur die om negen uur langskwam nog binnen is of alweer vertrokken.
Dit is precies het moment waarop een papieren of verouderde presentielijst je in de steek laat.
Waarom dit een wettelijke verplichting is, niet een leuk extraatje
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving. Onderdeel daarvan is de bedrijfshulpverlening (BHV): bij een calamiteit moet direct duidelijk zijn wie er in het pand aanwezig is, zodat iedereen geteld en in veiligheid gebracht kan worden.
Dat geldt niet alleen voor medewerkers. Bezoekers, monteurs, chauffeurs die aan het laden zijn, iedereen die zich in het gebouw bevindt telt mee. Een presentielijst die alleen medewerkers registreert, en dan ook nog een dag verouderd is, voldoet niet aan wat er bij een calamiteit nodig is.
Waar het misgaat met een papieren of losse oplossing
Probleem 1. Twee losse lijstjes Medewerkers staan in het personeelssysteem, bezoekers in een gastenboek bij de balie. Bij een ontruiming moet de BHV'er twee dingen tegelijk checken, onder tijdsdruk.
Probleem 2. Niet actueel Een uitdraai van die ochtend klopt niet meer om twee uur 's middags. Mensen zijn ingeklokt, uitgeklokt, bezoekers aangekomen of vertrokken.
Probleem 3. Meerdere locaties Bij meerdere vestigingen of een bouwplaats naast het kantoor is het onduidelijk wie waar is, terwijl de BHV per locatie moet weten wie ze zoeken.
Hoe het samen wél klopt
Inkloksysteem en Bezoekersregistratie doen ieder een deel, maar leveren samen precies wat de BHV nodig heeft:
Medewerkers klokken in en uit via de app, QR-code of een InklokPunt op locatie. Altijd duidelijk wie er op dit moment aan het werk is, en waar.
Bezoekers worden vooraf aangemeld in de app door de medewerker die ze verwacht. Bij aankomst zoeken ze bij de aanmeldzuil hun bezoek op via het touchscreen en melden zich zelf aan, geen tag nodig. Ook zij komen in hetzelfde actuele overzicht terecht.
Het resultaat: op elk moment, met één druk op de knop, een volledige en actuele lijst van iedereen die in het pand is. Niet twee systemen, niet een uitdraai van vanochtend.
Voor wie dit vooral telt
- Kantoren met regelmatig bezoek van klanten of leveranciers
- Productiebedrijven waar veiligheidsregistratie vaak verplicht onderdeel is van het veiligheidsprotocol
- Zorginstellingen met bezoekers en externe zorgverleners
- Bedrijven met meerdere locaties of een bouwplaats, waar duidelijk moet zijn wie waar aanwezig is
Wat het oplevert
- Eén actueel overzicht van medewerkers én bezoekers, geen losse lijstjes meer
- Direct beschikbaar voor de BHV bij een ontruiming of calamiteit
- Geen verouderde uitdraaien: alles loopt via de app en hardware op locatie
- Werkt ook met meerdere locaties tegelijk
Nu al beschikbaar in DePersoneelsApp
Inkloksysteem en Bezoekersregistratie zijn allebei nu al te gebruiken, los of samen in het pakket Veilig & Aanwezig.
Bekijk Inkloksysteem → Bekijk Bezoekersregistratie →
Wil je ook incidenten en bijna-ongevallen kunnen melden, met automatisch een actueel ongevallenregister? Lees dan ook: Arbeidsongevallen melden en registreren →
Of reken meteen uit wat het voor jullie kost:
DePersoneelsApp biedt roosters, inklokken, verlof en communicatie in één app voor teams op de werkvloer. Bekijk alle modules →