Een prikklok-app, een declaratie-app, een appje voor het rooster en een WhatsApp-groep voor nieuws. Veel MKB-bedrijven betalen voor losse stukjes die samen duurder en omslachtiger zijn dan ze denken. Reken het na.
Tel eens hoeveel apps je team eigenlijk gebruikt om te werken. Niet de apps voor de inhoud van het werk, de apps om het werk te organiseren. Inklokken, roosters bekijken, verlof aanvragen, een bonnetje declareren, een belangrijke mededeling delen. Bij veel bedrijven zijn dat al snel drie, vier verschillende apps, plus een WhatsApp-groep voor de rest.
Dat lijkt in het begin niet erg. Een app voor inklokken erbij zetten kost weinig moeite. Een declaratietool toevoegen ook. Maar opgeteld betaal je vaak voor losse abonnementen die elkaar overlappen, log je team in op meerdere plekken, en mist niemand het overzicht als het er echt op aankomt.
Wat losse apps je eigenlijk kosten
Een rekenvoorbeeld voor een team van 20 medewerkers, met drie veelgebruikte losse oplossingen voor planning, urenregistratie en inklokken:
| Onderdeel | Prijsindicatie per medewerker/maand | Kosten bij 20 medewerkers |
|---|---|---|
| Roosters & planning | ± €2,40 | €48 |
| Urenregistratie | ± €1,20 | €24 |
| Inkloksysteem | ± €0,40 | €8 |
| Subtotaal (alleen planning/uren/klok) | €80/maand |
En dat is dan nog zonder declaraties, verlofbeheer, interne communicatie, bezoekersregistratie of een koppeling met je salarisadministratie, voor die functies heb je vaak weer een ander los abonnement nodig, met weer een ander dashboard en weer een andere inlog voor je medewerkers.
Het probleem is niet de prijs per stuk: het is de stapeling
Losse, gespecialiseerde tools zijn op zichzelf vaak prima en transparant geprijsd. Het probleem ontstaat in de praktijk:
- Drie inlogschermen voor je team. Een nieuwe medewerker moet onboarden in drie of vier verschillende apps, elk met een eigen account en wachtwoord.
- Geen koppeling tussen de onderdelen. Geregistreerde uren in tool A moeten handmatig over naar tool B om bij de loonadministratie te komen.
- Nieuws en communicatie vallen tussen de wal en het schip. De meeste planning- en urenregistratietools zijn niet gebouwd om een mededeling te delen, dus blijft daarvoor een losse WhatsApp-groep bestaan, met alle nadelen die daarbij horen.
- Beheer kost tijd. Drie facturen, drie supportkanalen, drie keer instellingen bijhouden als er iets verandert in je team.
Wat het kost als het wél in één app zit
Bij DePersoneelsApp betaal je voor dezelfde basis, roosters, urenregistratie en inkloksysteem, via het pakket Aan de slag: €4,00 per medewerker per maand. Bij 20 medewerkers is dat €80 per maand, gelijk aan het rekenvoorbeeld hierboven met losse tools.
Het verschil zit in wat er verder bij zit, zonder extra inlogscherm:
- Nieuws & notificaties en smoelenboek & verjaardagen zijn altijd inbegrepen, in elk abonnement.
- Verlof aanvragen, declaraties & bonnetjes, reserveringen en bezoekersregistratie zijn modules die je naar keuze toevoegt, vanaf €0,50 tot €1,50 per medewerker per maand per module.
- Salarisintegratie met Nmbrs of Loket koppelt geregistreerde uren direct door naar de loonverwerking. Geen handmatig overtypen.
Drie pakketten (Geregeld, Aan de slag, Veilig & Aanwezig) bundelen de meestgebruikte combinaties met 20% korting ten opzichte van losse modules, handig als je weet wat je team nodig heeft, met de vrijheid om losse modules toe te voegen als dat niet helemaal past.
Wanneer is overstappen de moeite waard?
Niet elk bedrijf heeft alles nodig. Een kleine organisatie met een vast team en weinig wisselende diensten heeft minder last van versnipperde apps dan een team in horeca, bouw, zorg of transport, waar roosters, instromende medewerkers en bonnetjes elkaar in hoog tempo opvolgen.
Vraag jezelf af:
- Gebruikt je team nu al twee of meer losse apps voor planning, uren, verlof of declaraties?
- Typt iemand handmatig uren over van het ene systeem naar de loonadministratie?
- Bestaat er nog een aparte WhatsApp-groep "omdat de andere apps daar niet voor zijn"?
Bij twee of meer keer "ja" loont het vaak om te rekenen wat losse abonnementen je nu kosten, en dat te vergelijken met wat een gecombineerde oplossing voor hetzelfde, of minder, biedt.
Tot slot
Eén app vervangt niet zomaar elk specialistisch systeem, een aantal tools is juist sterk omdat het zich op één ding focust. Maar voor de dagelijkse basis van personeelszaken (inklokken, roosteren, verlof, declareren, communiceren) is de vraag niet alleen "wat kost module X los", maar ook: wat kost het je aan tijd en overzicht om drie of vier van die modules naast elkaar te laten draaien?
Wil je weten wat jouw situatie zou kosten in één app?
Of plan een gesprek als je wilt doorrekenen wat losse abonnementen je nu kosten.
DePersoneelsApp is een product van DePersoneelsApp B.V., digitale partner voor MKB-bedrijven.